Miért nem hajtanak végre feladatokat?

Nyomtatás
Bizonyára minden vezető került már abba a helyzetbe, hogy kiadott egy feladatot, amely nem lett megfelelően végrehajtva...

Egyértelmű a képlet: 

  • vagy a munkatárs nem alkalmas a feladatra,
  • vagy a vezetőnek kell fejlődnie a feladatok végrehajtatásában!

Persze vezetőként hajlamosak lehetünk áthárítani a felelősséget a munkatársra, de ne feledjük, hogy minden olyan eszköz a kezünkben van, ami ahhoz szükséges, hogy megfelelően irányítsuk őt!
 
Vegyük sorra, mi kell a feladatok eredményes, határidőre történő elvégeztetéséhez:  
  • A feladat kiadásakor bizonyosodjunk meg, hogy a munkatárs érti-e, hogy mi a feladat, és tisztában van-e azzal, hogy az mi miatt fontos. Ha nem tudja, hogy mi a célja, nem szívesen hajtja végre, és amíg lehet, halogatni fogja. Más céljáért senki sem dolgozik szívesen! Ha valamivel nem ért egyet, azt inkább kommunikációval, mint erővel érdemes kezelnünk.
  • Konkrét határidő! Ha valaminek nincs konkrét határideje, azt nyilvánvalóan tologatni fogja, hiszen nincs semmiféle kényszerítő erő, ami miatt be kellene fejeznie. Ha közeledik a határidő, akkor érdekes módon gyorsul a munkatempója, és akár fele annyi idő alatt is képes lesz elvégezni a feladatot (gondoljunk arra, mennyi mindent meg tudtunk tanulni egy-egy vizsga előtt az iskolában, amikor szorított minket az idő...).
  • Folyamatos kontroll! Ha az ember tudja, hogy nem fogják ellenőrizni, akkor hajlamos lazítani, esetleg trehányabbá válni. Az ellenőrzés tekintetében  a határozottság, és a vezetői következetesség sokat hozhat a konyhára, mert a munkatárs hozzászokik, hogy a főnök bármikor jöhet, és kiderülhet, mi az, amit elsumákolt, vagy nem végzett el megfelelően. Nem árt, ha a kollégák akkor is  érzik a vezető jelenlétét, ha fizikailag nincs a helyszínen!
  • Nyilvántartás, vagy az átlagosnál jobb memória! "Akinek nincs esze, legyen notesze!" - szokták mondani. Ha egy vezető túlterhelt, könnyen elfelejthet számonkérni dolgokat (persze ha ezt a munkatárs megérzi, könnyen előfordulhat, hogy elkezd visszaélni a helyzettel). Ezért érdemes nyilvántartást vezetni arról, hogy kinek milyen feladatokat adtunk ki, mert akkor nem marad el a számonkérés, és a végrehajtás sem. Hiszen: kopik a memória, kopik...
  • Adjunk ki feladatokat írásban! Ezt nehezebb félreérteni, mint a szóban kiadott utasítást. Nem beszélve arról, hogy ha ez rögzítésre kerül, akkor számonkérhetőbbé válik! Persze ezt a sumákoló munkatárs nem fogja szeretni, de nem is az a cél, hogy konzerváljuk a "langyos vizet"...  "A szó elszáll, az írás megmarad!" Ha morális problémák vannak egy cégnél, akkor a vezető ne restelljen indigót használni, hiszen így sok vitát megelőzhet azzal, ha kellő időben előveszi a másolatot.
  • Mérhetőség! Ha egyértelműen meghatározásra kerül egy feladat végeredménye, akkor könnyebb előállítani a produktumot, és az mérhetővé válik. Így rövid időn belül látható lesz, hogy kiket érdemes megbízni feladatokkal, és kit kell "múlt időbe helyezni". Könnyű belátni, hogy azokra a munkatársakra, akik szaporítják a problémákat, ahelyett, hogy megoldanák őket, nincs szüksége egy vállalkozásnak, hiszen csak időt és energiát vesznek el mindenkitől! Azt, hogy mit hogy nem lehet megcsinálni, azt bárki meg tudja mondani...
  • Visszaigazolás! Ahhoz, hogy a munkatárs továbbra is szívesen hajtson végre feladatokat, stabil pontokra van szüksége. Számára fontos a visszajelzés, és a korrekció akkor is, ha valamit nem sikerült tökéletesen megcsinálnia, de hatványozottan fontos nyugtázni azt, ha valamit jól végzett el. Így tud alkalmazkodni az elvárásainkhoz! A pozitív visszaigazolás javítja az önbecsülését, és a motivációját, így a következő feladat megoldásánál még inkább hadrafogható lesz. Javul a hozzáállása, és az együttműködési készsége!

    Ha önálló munkatársakkal vesszük körbe magunkat, akik nem problémákban, hanem megoldandó feladatokban gondolkodnak, és azokat kihívásnak tekintik, akkor nincs szükség arra, hogy folyamatosan minden egyes lépésüket nyomon kövessük. Pusztán irányelvekre, szúrópróbaszerű ellenőrzésekre, és szervezésre van szükség! 


Ha a fenti gondolatokat értékesnek tartod, és nyitott vagy további információkra is, akkor érdemes eljönnöd két órás, ingyenes, vezetőknek szóló bemutató előadásunkra!